Sentral berita, analisis dan data logistik di Indonesia

Perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan produk tentu sudah tidak asing dengan istilah demand planning dan penerapannya. Hal ini karena kebutuhan dan selera konsumen terus berubah seiring berjalannya waktu. Selain itu, perubahan juga kadang begitu cepat terjadi, sehingga demand plan harus mengikuti. Jika demand planning tidak dibuat atau planner tidak bekerja dengan baik, maka perusahaan bisa mengalami ketidaksediaan barang yang mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan hingga kerugian besar.

Contohnya begini, saat pandemi Covid-19 melanda seluruh dunia secara mendadak, kebutuhan akan masker dan beberapa alat kesehatan jadi meningkat secara cepat. Hal ini tidak bisa diduga oleh siapapun. Jika demand planner tidak bekerja dengan baik, maka akan sulit bagi perusahaan alat kesehatan untuk memproduksi dan mendistribusikan produknya sesuai dengan kebutuhan masyarakat pada saat itu.

Nah, dari sini bisa cukup terlihat demand planning sangat dibutuhkan dan difungsikan secara maksimal. Untuk itu, penting sekali memahami perihal demand planning, apa saja fungsinya, dan bagaimana proses penerapannya yang benar agar penjualan tidak merugi.

Pengertian Demand Planning

Sudah kita pahami bersama, bahwa demand planning sangat penting bagi perusahaan. Lantas, apa pengertiannya? Secara harfiah, demand planning adalah proses rantai pasok yang juga melibatkan forecasting demand (prediksi permintaan) yang bertujuan untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan customer. Dengan adanya proses perencanaan permintaan ini, produsen jadi lebih bisa meningkatkan akurasi perkiraan pendapatannya. Selain itu, penyedia produk juga lebih mudah menyelaraskan antara ketersediaan barang dengan perkiraan kebutuhan customer. Dengan demikian, penjualan jadi lebih efektif dan keuntungan bisa meningkat.

Demand planning bisa dilakukan dengan memantau berbagai faktor internal maupun eksternal yang sekiranya dapat mempengaruhi permintaan. Hal ini bisa dipantau melalui berbagai lini, seperti jumlah dan kinerja tenaga kerja, medan distribusi, pola cuaca, hingga bencana dan lain sebagainya. Data yang dikumpulkan dari berbagai sumber ini bisa menjadi cara terbaik untuk menghasilkan perkiraan dengan akurasi tinggi. Sehingga, permintaan dan pasokan produk bisa direncanakan secara efektif dan efisien.

Fungsi Demand Planning

Kita telah memahami, bahwa demand planning sangat diperlukan guna mencegah terjadinya kerugian yang lebih besar bagi perusahaan dikarenakan ketersediaan produk yang tidak terkontrol. Melihat pentingnya membuat demand planning, ketahuilah 5 fungsinya berikut ini:

1. Mengetahui permintaan pasar.

2. Meningkatkan efisiensi biaya produksi.

3. Optimalisasi produktivitas kerja perusahaan.

4. Mengatur jumlah produk yang beredar di pasaran.

5. Meningkatkan jumlah permintaan produk.

Jika demand planning dijalankan dengan baik oleh perusahaan, maka kelima fungsi ini bisa optimal. Sehingga, jumlah produk akan cukup untuk memenuhi kebutuhan pasar. Di sisi lain, ketersediaan barang di gudang pun akan tetap terjaga dengan baik untuk permintaan berikutnya.

Cara Menerapkan Demand Planning

Dalam menerapkan demand planning, ada beberapa tahapan yang perlu dijalankan. Tahapan ini tergantung pada penggunaan alat, informasi, dan proses. Bukan hanya itu, prosesnya sendiri bisa berbeda-beda menyesuaikan penempatan produk, kebutuhan persediaan, hingga tujuan organisasi. Tetapi, ada benang merah yang patut dilakukan dalam menerapkan demand planning, berikut caranya:

1. Membentuk tim

Demand planning memerlukan tim khusus yang anggotanya berasal dari lintas fungsi. Masing-masing anggota tim harus memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas. Misalnya, perwakilan dari tim rantai pasok dan pembelian bertanggung jawab untuk memastikan perolehan persediaan atau inventaris yang memadai pada waktu yang tepat. Hal ini dilakukan untuk memenuhi perkitaan permintaan. Kemudian, tim keuangan bertanggung jawab membuat perkiraan aktual, dan sebagainya.

2. Pengelolaan data

Data merupakan amunisi utama yang menjadi penggerak dalam proses demand planning. Kelengkapan data sangat krusial dan perlu diperhatikan karena nantinya akan memberikan gambaran yang jelas mengenai permintaan barang di pasar, kemampuan produksi perusahaan, dan sebagainya. Pengelolaan data bisa dilakukan dengan terlebih dahulu menyepakati apa saja variabel yang harus disertakan dalam membuat perkiraan yang akurat. Data ini tentu akan berbeda-beda pada setiap perusahaan, tetapi yang jelas harus mencakup data penjualan berdasarkan lokasi dan saluran, tingkat kehabisan stok, perputaran inventaris, waktu tunggu, waktu produksi, hingga inventaris usang.

3. Pemilihan software yang tepat

Pengelolaan data dalam proses demand planning bisa dikatakan cukup rumit. Sehingga, biasanya dibutuhkan software untuk mempermudah kerja tim. Ada beberapa software yang tepat untuk menyusun sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau Enterprise Resource Planning (ERP). Pemilihannya tergantung dari kebutuhan perusahaan dan penting untuk mengetahui kelebihan serta kekurangan software agar bisa sesuai dengan kebutuhan.

4. Membuat model proses

Pengambian data atau proses yang salah sangat mungkin terjadi. Hal ini bisa menyebabkan kekacauan dan sangat mungkin merugikan perusahaan. Untuk itu, diperlukan model proses yang jelas agar demand planning bisa dilakukan secara efektif dan efisien. Beberapa langkah yang bisa dilakukan, yaitu sebagai berikut:

• Mempersiapkan data
• Forecasting awal
• Mengumpulkan informasi pasar atau imarket intelligence
• Mempertimbangkan tujuan penjualan dan laporan keuangan
• Final forecasting
• Memantau kinerja berdasarkan real-time analytic
• Penerapan dan pemantauan

5. Implementasi dan pengawasan

Tahapan ini bisa dilakukan setelah proses demand planning dimulai. Perusahaan perlu melakukan pengawasan dan pengawalan pada setiap proses yang berjalan. Analisis dan evaluasi harus dilakukan secara real-time agar jika terdapat masalah, bisa segera diperbaiki.

Itulah sekilas tentang demand planning yang penting dilakukan setiap perusahaan. Prosesnya implementasinya memang cukup panjang dan tidak mudah. Meski begitu, hal ini penting untuk dilakukan, baik bagi bisnis kecil maupun besar untuk menghindari potensi kerugian yang bisa terjadi karena pasokan produk yang kurang di pasaran. Apalagi, jika perusahaan bergerak di bidang ekspor dan impor, di mana rantai pasok produk mesti terjaga stabilitasnya.