Sentral berita, analisis dan data logistik di Indonesia

Bagi Anda yang berkecimpung dalam dunia bisnis ekspor dan impor, tentu sudah tidak asing lagi dengan kegiatan pengiriman barang. Jasa pengiriman barang kerap digunakan pada saat pengirim akan melakukan pengiriman barang ke penerima barang. Nah, dalam proses ini diperlukan surat jalan.

Keberadaan surat jalan pengiriman barang penting diperlihatkan oleh petugas pengantar barang ke penerima barang. Sebab, surat ini berisi tentang keterangan barang-barang yang akan dibawa. Dengan demikian, petugas ekspedisi bisa menunjukkan legalisasi dari barang-barang yang dikirim ke penerima.

Lantas, apa fungsi lain surat ini? Mengapa begitu penting melakukan pengiriman barang menggunakan surat jalan? Seperti apa contoh surat jalan untuk pengiriman barang? Mari sima penjelasan berikut.

Apa itu Surat Pengiriman Barang?

Surat pengiriman barang adalah surat jalan yang dibuat oleh pengirim barang untuk penerima barang yang berisi tentang informasi barang yang dikirimkan. Nantinya surat ini akan dibawa oleh petugas pada saat pengiriman barang dilakukan. Petugas diwajibkan membawa surat tersebut setiap melakukan pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lainnya.

Dengan adanya dokumen ini, setiap penerima barang bisa melakukan pemeriksaan, apakah barang yang dikirim sudah sesuai dengan pesanan yang dilakukan atau tidak. Surat tersebut juga bisa menjadi bukti sah, bahwa petugas pengirim barang betul-betul mewakili pengirim saat mengantarkan barang ke pembeli.

Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan merupakan dokumen penting yang wajib ada setiap pengiriman barang dilakukan. Fungsi surat jalan ini, di antaranya sebagai berikut:

- Sebagai bukti data pembukuan

Surat ini bisa menjadi bukti terjadinya transaksi barang yang masuk dan keluar, begitu juga bukti retur klien, dan lain sebagainya. Dengan adanya surat ini, stok barang bisa lebih efektif dikontrol. Sehingga, jika menemukan issue soal data karena human atau system error, maka solusinya akan cepat dan mudah dilakukan.

- Sebagai surat keterangan valid

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat jalan pengiriman barang berisi tentang segala informasi mengenai barang yang akan dikirimkan. Sehingga, informasi inilah yang bisa dijadikan pertimbangkan oleh pihak berwenang saat melakukan pemeriksaan.

- Sebagai bukti kesepakatan antara penerima dan pengirim barang

Meski sudah terdapat kesepakatan antara penerima dan pengirim barang sebelum barang dikirimkan, surat jalan ini juga diperlukan guna bukti fisik pengiriman barang. Sehingga, ada bukti kesepakatan antara pengirim dan penerima barang saat pengiriman barang dilakukan.

- Rekonsiliasi dengan manajemen stok barang

Surat jalan juga bisa dijadikan bukti, bahwa sebuah barang atau produk telah keluar atau masuk ke dan dari gudang stok. Surat ini sebagai penentu persetujuan, bahwa pihak gudang boleh mengeluarkan produk dari gudang stok sebuah perusahaan. Sebab, dari surat ini pihak gudang bisa mengetahui, apakah barang sudah lunas dibayar atau belum.

- Penunjuk legalitas perusahaan

Fungsi lainnya, surat gudang juga bisa menjadi bukti, bahwa perusahaan pengiriman barang legal. Dokumen ini bisa menjadi bukti sah transaksi bagi pegawai, petugas pengantar barang, supir, dan pihak-pihak yang terkait dalam proses pengiriman barang.

- Sebagai media konfirmasi penerimaan barang

Dalam surat jalan pengiriman barang, akan tertera pula kolom tanda tangan dan nama jelas penerima. Jika barang sudah berhasil sampai ke pihak penerima, maka penerima wajib membubuhkan tanda tangan di kolom tersebut. Hal ini dapat menjadi bukti, bahwa barang yang dikirimkan sudah diterima oleh alamat yang dituju.

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Sebelum beralih ke teknis pembuatan surat jalan, penting untuk diketahui format isi surat jalan untuk pengiriman barang. Surat jalan berisi informasi tentang barang yang akan dikirim. Mulai dari nama barang, jumlah barang, nama penerima, alamat tujuan pengiriman, plat nomor kendaraan, nama perusahaan pengiriman, nama sopir, tanda tangan pihak-pihak terkait, tanggal dan jam pengiriman, serta informasi penting lainnya.

Surat tersebut juga bukan hanya diberikan kepada penerima atau petugas pengiriman barang saja. Setelah barang diterima oleh penerima dan ditandatangani oleh pihak terkait, maka surat akan dibagi dengan mekanisme sebagai berikut:

• Lembar pertama diberikan kepada pihak pengirim sebagai bukti transaksi.
• Lembar kedua diberikan kepada penerima sebagai konfirmasi, bahwa barang telah diterima.
• Lembar ketiga akan disimpan oleh perusahaan pengiriman barang sebagai arsip.

Berdasarkan penjelasan di atas, berikut ini adalah beberapa contoh surat pengiriman barang yang bisa dijadikan referensi:

1. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Kepada
PT. Dua Dunia
Jl. Ungaran, Semarang

No. Faktur 122/R3/NT/2023

Barang:
Paket Ekonomis, jumlah 100 paket, harga Rp 160.000, total Rp 16.000.000
Paket Hemat, jumlah 2 paket, harga Rp 145.000, total Rp 290.000
Paket Super, jumlah 5 paket, harga Rp 220.000, total Rp. 1.1000.000
Total seluruhnya Rp 17.390.000

Jatuh tempo 22 Juli 2023

Pengirim Barang Penerima Barang

PT. Dua Dunia PT Dua Samudera

2. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat Jalan

Kepada Yth.
Admin bagian purchase

No: _____
Order: _____

Dengan hormat,
Mohon diterima barang di bawah ini:

Paket Minyak Goreng, jumlah 100 dus
Paket Teh Botol, jumlah 5 dus
Paket Mie Instan, jumlah 2 dus

Diterima tanggal: ____ Diterima tanggal: ____ Diterima tanggal: ____
Pengirim Barang Driver Penerima Barang

PT Suka Makmur PT Transportasi Maju Admin bagian Purchase

3. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

PT Graha Raya
Surat Jalan Pengiriman Barang
Kepada
PT Motor Kita
Jl. Kebahagiaan, Depok

Rincian Barang
Brake Shoe Set (50)
Filter Engine Oil (20)
Pad Set (20)
Total 90 barang

Bandung, 12 Mei 2022

Dikirim oleh Diserahkan oleh Diterima oleh

PT Wira Warga PT Transport Cepat Maju Purchasing PT Motor Kita

Itulah beberapa informasi terkait surat jalan pengiriman barang yang bisa dijadikan contoh. Surat jalan tentunya sangat penting dipegang oleh petugas pengirim barang karena dapat dijadikan bukti legalitas kendaraan bermuatan saat di perjalanan. Surat jalan juga penting untuk memastikan pengiriman barang lancar. Sehingga, perlu dipastikan pembuatannya benar dan valid.